خلاصه مقاله
Google Workspace Flows ابزار هوشمندی است که ایمیل، تقویم و فایلهای شما را بدون دخالت دست مدیریت میکند؛ در این آموزش یاد میگیرید چگونه با چند کلیک یک جریان کاری بسازید و وقت خود را برای کارهای مهم ذخیره کنید.
مقدمه: چرا باید اتوماسیون را شروع کنید؟
اگر هر روز زمان زیادی صرف مرتبسازی ایمیل یا آمادهسازی جلسات میکنید، این مقاله راهحل سادهای به شما میدهد تا همان کارها را بدون حضور خودتان انجام شوند.
سه جزء اصلی هر جریان کاری
۲.۱ آغازگر (Trigger)
یک رویداد ساده مانند رسیدن ایمیل جدید یا نزدیک شدن زمان جلسه، جریان را روشن میکند.
۲.۲ گام (Action)
کارهایی که باید انجام شود؛ مثلاً ارسال پاسخ خودکار یا بروزرسانی یک گوگل شیت.
۲.۳ متغیر (Variable)
اطلاعاتی که از یک گام به گام بعدی منتقل میشود، مانند آدرس ایمیل یا عنوان جلسه.
ساخت جریان در پنج دقیقه
- هدف را بنویسید: «ایمیلهای فروش را برچسبگذاری کن».
- از قالب آماده استفاده کنید یا در بوم کشیدن و رها کردن بسازید.
- متغیرها را وصل کنید، مثلاً برچسب «فروش» را به فرستندههایی با کلمه «proposal» بزنید.
- آزمایش کنید و فعالش کنید.
قالبهای آماده پرکاربرد
| نام قالب | کاربرد |
|---|---|
| پاسخ هوشمند | به ایمیلهای متداول پاسخ خودکار میدهد. |
| خلاصهساز جلسه | رشته ایمیلهای طولانی را در یک پاراگراف خلاصه میکند. |
| آلارم فایل | وقتی فایل مشترک ویرایش شد، اطلاعرسانی میفرستد. |
هوش مصنوعی و ارتباط با برنامههای خارجی
با Gemini میتوانید متن طولانی را خلاصه یا ترجمه کنید؛ همچنین میتوانید به Slack، Trello یا CRM متصل شوید تا اطلاعات بین پلتفرمها جریان پیدا کند.
تست و پایش عملکرد
پنل Activity بهصورت زمان واقعی نشان میدهد کدام گام اجرا شده و اگر خطایی رخ داده، دقیقاً کجاست؛ قبل از زمانبندی واقعی، همیشه یک بار تست ران بگیرید.
سه سناریوی واقعی برای شروع امروز
- آمادهسازی جلسه: agenda خودکار + یادآوری ۱۵ دقیقه قبل + ارسال خلاصه جلسه قبلی.
- مدیریت ایمیل: برچسبگذاری اولویتدار، ستارهدار کردن ایمیلهای مهم و بایگانی خودکار تبلیغات.
- پیگیری فایلها: هر بار که فایل جدیدی در پوشه مشترک آپلود شد، لینک آن در چت تیم ارسال شود.
نتیجهگیری
با ترکیب آغازگرها، گامها و متغیرها، میتوانید هر فرآیند خستهکنندهای را به یک جریان هوشمند تبدیل کنید؛ کافیست یک بار راه بیندازیدش تا هر روز بدون دغدغه، فقط روی کارهای خلاقانه تمرکز کنید.