به‌عنوان یک کاربر حرفه‌ای مایکروسافت ۳۶۵، مدت‌ها برای تحلیل اسناد به کوپایلوت پرو وابسته بودم. این ابزار به من کمک می‌کرد تا از فایل‌های ورد، پاورپوینت و اکسل خلاصه بگیرم یا اطلاعات کلیدی را استخراج کنم. اما اکنون، با یک ترفند ساده و استفاده از نوت‌بوک‌ال‌ام، توانسته‌ام این اشتراک گران‌قیمت را کنار بگذارم.
خلاصه مقاله
در این مقاله، به تجربه‌ام از جایگزینی اشتراک گران‌قیمت کوپایلوت پرو با ابزار رایگان و قدرتمند نوت‌بوک‌ال‌ام می‌پردازم. نوت‌بوک‌ال‌ام با قابلیت‌های پیشرفته‌تر خود در تحلیل چندین سند و استخراج هوشمند اطلاعات، به گزینه‌ای برتر و مقرون‌به‌صرفه تبدیل شده است. این تغییر نه تنها در هزینه‌ها صرفه‌جویی کرد، بلکه انعطاف‌پذیری بیشتری را در کار با محتوایم فراهم آورد.
چرا از کوپایلوت پرو استفاده می‌کردم؟
خلاصه‌سازی و تحلیل محتوا
در گذشته، کوپایلوت پرو در مایکروسافت آفیس برای من بیشتر یک دستیار هوشمند خلاصه‌ساز و پژوهشگر شخصی بود. من هرگز از آن برای نوشتن گزارش یا ساخت ارائه‌ای کامل از صفر استفاده نمی‌کردم.
وقتی یک سند ورد طولانی یا فایل پاورپوینت پر محتوا دریافت می‌کردم، از قابلیت خلاصه‌سازی کوپایلوت استفاده می‌کردم. این کار با استخراج نکات کلیدی و تصمیمات مهم، زمان زیادی را برایم ذخیره می‌کرد.
مهم‌تر از آن، با استفاده از قابلیت چت، می‌توانستم با محتوای خودم گفتگو کنم. مثلاً می‌پرسیدم: «نکات کلیدی این جلسه چه بود؟» یا «خطرات اصلی ذکر شده در این سند کدامند؟»
این روشی موثر برای گرفتن پاسخ‌های سریع بدون نیاز به بررسی دستی صفحات زیاد متن، اسلایدها یا یادداشت‌هایم بود. با این حال، یک مشکل اساسی وجود داشت؛ نمی‌توانستم از چندین سند مختلف به‌طور همزمان اطلاعات بگیرم و این دقیقاً جایی بود که نوت‌بوک‌ال‌ام وارد عمل شد.
پل ارتباطی نوت‌بوک‌ال‌ام با برنامه‌های مایکروسافت ۳۶۵
فرایند دو مرحله‌ای ساده
بزرگترین چالش من در تغییر از کوپایلوت پرو به نوت‌بوک‌ال‌ام، نبود یکپارچگی مستقیم بین این دو بود. از آنجایی که نوت‌بوک‌ال‌ام یک محصول گوگل است، ارتباط خوبی با سرویس‌های دیگر ندارد.
اما یک راه حل آسان وجود دارد که با تغییر فرمت فایل‌ها، این مشکل را حل می‌کند. گردش کار من اکنون به این شکل است: ابتدا اسناد، ارائه‌ها و یادداشت‌هایم را طبق معمول در مایکروسافت ۳۶۵ می‌سازم.
وقتی آماده تحلیل می‌شوم، آن‌ها را به سادگی در قالب PDF خروجی می‌گیرم. فایل‌های ورد، پاورپوینت، وان‌نوت و حتی اکسل من همگی به فرمت PDF ذخیره می‌شوند.
سپس، با کشیدن و رها کردن فایل‌ها در یک نوت‌بوک جدید در نوت‌بوک‌ال‌ام، کار را ادامه می‌دهم. این فرایند بسیار سریع و آسان است.
انواع منابع قابل پشتیبانی
نوت‌بوک‌ال‌ام از منابع دیگری نیز پشتیبانی می‌کند. من می‌توانم لینک صفحات وب، ویدئوهای یوتیوب، متن کپی‌شده از پلتفرم‌های دیگر و فایل‌های Markdown را به آن اضافه کنم.
این قابلیت‌ها به من امکان می‌دهند که یک نوت‌بوک غنی با هرچه بیشتر منابع مرتبط ایجاد کنم. همچنین، در هر زمان می‌توانم فایل‌هایی را از منابع حذف کنم تا سرعت پردازش هوش مصنوعی نوت‌بوک‌ال‌ام افزایش یابد.
جادوی نوت‌بوک‌ال‌ام
تحلیل همزمان چندین سند
حالا که اسناد من با اطمینان در نوت‌بوک‌ال‌ام قرار دارند، جادوی واقعی آغاز می‌شود. برخلاف کوپایلوت پرو که فقط روی یک فایل متمرکز است، نوت‌بوک‌ال‌ام می‌تواند تمام آنچه را که در یک نوت‌بوک بارگذاری کرده‌ام، به‌طور همزمان تحلیل کند.
برای مثال، به‌جای پرسیدن «آمار فروش سه‌ماهه سوم چقدر است؟» فقط از یک فایل اکسل، اکنون می‌توانم بپرسم: «خلاصه‌ای از عملکرد سه‌ماهه سوم ما را در تمام پروژه‌ها، شامل ارقام فروش و نتایج بازاریابی ارائه بده.»
نوت‌بوک‌ال‌ام تمام منابعی را که به نوت‌بوک اضافه کرده‌ام، بررسی می‌کند. این قابلیت بسیار قدرتمندتر از کوپایلوت پرو است.
سوالات کلیدی برای استخراج اطلاعات
در اینجا برخی از انواع سوالاتی که اکنون از نوت‌بوک‌ال‌ام می‌پرسم تا بیشترین بهره را از منابعم ببرم، آورده شده‌اند:
- خلاصه‌ای از نقاط عطف و زمان‌بندی‌های کلیدی برنامه پروژه را ارائه بده.
- یک جدول زمانی از توسعه پروژه ایجاد کن و نقاط تصمیم‌گیری اصلی را برجسته کن.
- تمام بازخوردهای مشتریان و مشکلات تکراری از یادداشت‌های پشتیبانی را استخراج کن.
نوت‌بوک‌ال‌ام حتی سوالات مرتبط را نیز پیشنهاد می‌کند. همچنین مراجع را نشان می‌دهد، بنابراین دقیقاً می‌دانم اطلاعات از کجا آمده است.
امکانات اضافی و کاربردی
من می‌توانم از ویژگی‌های دیگری مانند خلاصه‌های صوتی، نقشه‌های ذهنی و خلاصه‌های ویدیویی نیز استفاده کنم. این امکانات به درک روابط بین مفاهیم مختلف کمک می‌کنند.
در مقایسه، کوپایلوت پرو در این زمینه بسیار محدودتر به نظر می‌رسد.
چرا نوت‌بوک‌ال‌ام برتر است؟
با اینکه کوپایلوت پرو ابزار خوبی برای یکپارچگی عمیق با اکوسیستم مایکروسافت است، اما یک راه‌حل پولی است که انعطاف‌پذیری و مجموعه ویژگی‌های نوت‌بوک‌ال‌ام را ندارد. این اقدام ساده تبدیل فایل‌هایم به فرمتی سازگار، نه تنها در هزینه‌هایم صرفه‌جویی کرده، بلکه راهی قدرتمندتر برای تعامل با محتوای خودم را نیز فراهم کرده است.
پیشنهاد نهایی
اگر به دنبال راهی هوشمندتر و مقرون‌به‌صرفه‌تر برای استخراج اطلاعات از فایل‌های مایکروسافت ۳۶۵ خود هستید، اکیداً توصیه می‌کنم این روش را امتحان کنید. نوت‌بوک‌ال‌ام ابزاری رایگان و بسیار کارآمد است.