بیشتر ما در اکسل فقط از توابع ساده مثل SUM یا AVERAGE استفاده می‌کنیم و کارهای زیادی را دستی انجام می‌دهیم. اما اکسل توابع قدرتمند و مخفی دارد که کارهایتان را خودکار می‌کنند و ساعت‌ها در وقت شما صرفه‌جویی می‌کنند. این مقاله ۷ تابع کلیدی را به شما معرفی می‌کند که روش کارتان با داده‌ها را کاملاً تغییر می‌دهند.
معرفی 7 تابع پیشرفته اکسل
XLOOKUP: جایگزینی هوشمند برای VLOOKUP و HLOOKUP
XLOOKUP یک جایگزین جدید و انعطاف‌پذیرتر برای توابع قدیمی‌تر مانند VLOOKUP و HLOOKUP است. این تابع برای پیدا کردن اطلاعات در یک محدوده و برگرداندن مقدار متناظر از محدوده دیگر عالی است.
فرض کنید یک لیست بزرگ از کارمندان دارید و می‌خواهید دپارتمان، تاریخ شروع به کار یا ایمیل یک کارمند را با شناسه او پیدا کنید. با XLOOKUP می‌توانید فرمولی ساده بنویسید.
=XLOOKUP(A10, B2:B500, E2:E500, "شناسه پیدا نشد")
این فرمول شناسه سلول A10 را در ستون B جستجو می‌کند و اگر پیدا شد، مقدار متناظر را از ستون E برمی‌گرداند. این تابع بسیار کاربردی و بدون دردسر است.
PMT: محاسبه اقساط وام شما
PMT یک ابزار اساسی برای درک ساختار بازپرداخت وام است. چه وام خانه، دانشجویی، خودرو یا هر وام دیگری باشد، می‌توانید از این تابع برای محاسبه اقساط ثابت وام بر اساس نرخ بهره و مدت زمان استفاده کنید.
برای مثال، اگر قصد خرید خانه‌ای با مشخصات زیر را دارید:
- مبلغ وام: 300,000 دلار
- نرخ بهره سالانه: 6%
- مدت زمان وام: 30 سال
می‌توانید از فرمول =PMT(0.06/12, 360, 300000) استفاده کنید. این فرمول قسط ماهانه ثابت وام مسکن شما را برای 30 سال آینده محاسبه می‌کند.
LET: فرمول‌های پیچیده را ساده کنید
تابع LET به شما اجازه می‌دهد در داخل یک فرمول، متغیر تعریف کنید. این کار خواندن، نوشتن و مدیریت فرمول‌های پیچیده را آسان‌تر می‌کند.
در بسیاری موارد، LET با جلوگیری از محاسبه مکرر یک عبارت، عملکرد اکسل را هم بهتر می‌کند. اگر با محاسبات طولانی و چند مرحله‌ای سروکار دارید، این تابع بسیار مفید است.
فرض کنید پاداش فروش تیم خود را محاسبه می‌کنید. پاداش بر اساس این سیستم است:
- 10% پاداش برای فروش تا سقف 50,000 دلار.
- 15% پاداش اضافی برای فروش بالای 50,000 دلار.
و اگر فروشنده حداقل یک فروش در آن ماه داشته باشد، یک کمیسیون ثابت 500 دلاری هم دریافت می‌کند. با LET، می‌توانید فرمول را خواناتر بنویسید و بخش‌های مختلف آن را نام‌گذاری کنید.
=LET(sales, A2, has_sales, B2>0, bonus_calc, IF(sales>50000, 50000*0.1+(sales-50000)*0.15, sales*0.1), IF(has_sales, bonus_calc+500, 0))
با استفاده از LET، فرمول مانند یک توالی از مراحل خوانده می‌شود.
COUNTIFS: افزایش چشمگیر بهره‌وری
تابع COUNTIFS تعداد خانه‌هایی را در یک محدوده می‌شمارد که چندین شرط را همزمان برآورده می‌کنند. برخلاف COUNTIF، این تابع می‌تواند دو یا چند شرط را بررسی کند.
این ویژگی آن را برای تحلیل داده‌ها بر اساس قوانین پیچیده بسیار مفید می‌سازد. فرض کنید لیستی از داده‌های فروش برای کارمندان مختلف در مناطق و دسته‌بندی‌های محصول گوناگون دارید.
اکنون می‌خواهید بدانید چند فروش توسط یک کارمند خاص در یک منطقه مشخص انجام شده است.
=COUNTIFS(B2:B100, "Jim Halpert", C2:C100, "East")
این فرمول یک عدد واحد را برمی‌گرداند؛ تعداد کل ردیف‌هایی که در آنها هم نام کارمند “Jim Halpert” و هم منطقه “East” است.
LAMBDA: توابع سفارشی خود را بسازید
دوران استفاده از VBA یا ماکروهای پیچیده برای ساخت توابع سفارشی گذشته است. با LAMBDA، می‌توانید یک تابع را فقط یک بار تعریف کنید، نامی ساده به آن بدهید و در تمام صفحات کاری خود از آن استفاده کنید.
فرض کنید فروش را مدیریت می‌کنید و به طور مکرر نیاز دارید قیمت نهایی یک محصول را محاسبه کنید. این قیمت شامل مالیات فروش خاص و تخفیف بر اساس یک کمپین تبلیغاتی است.
می‌توانید با LAMBDA یک تابع سفارشی به نام FinalPriceWithTax ایجاد کنید و درست مثل توابع داخلی اکسل از آن بهره ببرید.
COPILOT: توابع اکسل با قدرت هوش مصنوعی
تابع COPILOT که به تازگی معرفی شده، قدرت مدل‌های زبانی بزرگ را مستقیماً به صفحات گسترده شما می‌آورد. درست مانند هر مدل هوش مصنوعی، می‌توانید با دستورات زبان طبیعی، کارهای پیچیده را در کمترین زمان انجام دهید.
مثلاً، فرض کنید کلمه “استرالیا” را در سلول E3 وارد کرده‌اید و می‌خواهید کدهای فرودگاه‌های اصلی این منطقه را بنویسید.
می‌توانید بنویسید: =COPILOT("لیست کدهای فرودگاه‌های اصلی", E3) و COPILOT به سرعت کدهای مرتبط را لیست می‌کند.
به همین ترتیب، اگر نظرات مشتریان درباره یک محصول خاص را در اکسل دارید، می‌توانید با COPILOT هر نظر را طبقه‌بندی کنید.
=COPILOT("این بازخورد را طبقه‌بندی کن", D4:D18)
تابع COPILOT در حال عرضه است و به زودی برای نسخه‌های ویندوز 2509 به بالا و مک 16.101 به بالا در دسترس خواهد بود.
بازی با صفحات گسترده خود را ارتقا دهید
اگر هنوز هم از اکسل به روش‌های قدیمی استفاده می‌کنید، وقت آن رسیده که ارتقا پیدا کنید. این توابع قدرتمند فقط میانبر نیستند؛ آنها می‌توانند کل گردش کار شما را متحول کنند.
پس منتظر چه هستید؟ فراتر از اصول اولیه بروید و هوشمندانه‌تر کار کنید تا خطر خطاهای دستی را کاهش دهید. شروع کنید و از اکسل نهایت استفاده را ببرید!